活用事例 - 人事・総務
01.勤怠管理業務
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CASE01 休職者･出向者･海外勤務者の勤怠を代行登録する業務
月に1回、30分～5時間ほど時間をかけている業務
作業時間が多くはないが、完全なルーティンワークであり、ロボットに代行させるのが適切と判断した
作業漏れやミスが発生することがあり、月次勤怠情報の確定に遅れが生じることがあった
xoBlos導入前
担当者は休職者･出向者・海外勤務者の勤怠情報Excelを取集
Excel情報を参照しながら勤怠管理システムへ勤怠を登録
xoBlos導入後
休職者･出向者・海外勤務者の勤怠情報ExcelをxoBlosにアップロード
Excel情報を勤怠管理システム取込データに変換し、勤怠管理システムに勤怠データ取込
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CASE02 職員全員の超過勤務時間を集計する業務
昨今の働き方改革において、医師や看護師の超過勤務時間の可視化･整理が必要となっている
毎月、先月のデータを読み込み当月のデータに超過勤務時間を転記･加算する作業に時間がかかっていた
xoBlos導入前
- 勤怠管理システムから勤怠データをダウンロード
- 超過勤務時間のある職員の勤怠データをExcelに転記
- 勤務時間を集計しまとめたExcelデータを関係者にメールで送付
xoBlos導入後
- 勤怠管理システムから勤怠データをダウンロード
- xoBlosで超過時間のある職員の勤怠データをExcelに自動転記
- xoBlosで勤務時間を集計し、関係者へメール自動送信
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CASE03 労働時間をモニタリングする業務
残業時間削減のためのモニタリングを月末までに実施する必要があった
勤怠管理システム単体では月末の残業時間着地見込みの算出ができず、チェックが煩雑
人事が個別に要注意な従業員をチェックしているが、全員分の実施は工数的に不可能
xoBlos導入前
- 担当者は各社員の残業時間を確認
- 基準を超過する見込みのある社員をリストアップ
- 対象社員にメールでリマインド
xoBlos導入後
- 勤怠管理システムから勤怠データをダウンロード
- 残業時間着地見込みを算出し、対象社員を抽出しリスト化
- 対象社員へリマインドメール自動送信
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CASE04 過重労働の可能性がある社員の上司にメール通知する業務
社内において勤怠管理が厳しくなったため出来た新しい業務だが、忙しくあまり手が付けられていない
ルールベースかつスケジュールが完全に定まっている（金曜日に1回行う）業務のため、自動化しやすいと判断した
xoBlos導入前
- 勤怠管理システムから勤怠データをダウンロード
- 各従業員の労働時間を確認し、過重労働の可能性を判断
- 過重労働の可能性がある従業員のデータを課ごとに取りまとめる
- 取りまとめた課ごとのデータを各課の管理職へメール送信
xoBlos導入後
- 勤怠管理システムから勤怠データをダウンロード
- xoBlosで各従業員の労働時間を確認し、過重労働の可能性を判断
- 過重労働の可能性がある従業員のデータを課ごとにグラフにまとめる
- 取りまとめた課ごとのデータとグラフを各課の管理職へメール送信
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CASE05 タイムカード打刻時間とPC稼働時間を突合し勤務実態を調査する業務
サービス残業防止のために、タイムカードの打刻時間と実際の労働時間の差異を把握する必要があった
PCの稼働ログから各従業員の業務開始時刻･終了時刻を抽出する作業に多くの時間と労力を要していた
xoBlos導入前
- タイムレコーダーの打刻データをダウンロード
- クライアント監視システムからPCログデータをダウンロード
- 勤怠データとPCログデータを突合し労働時間差異を抽出
- 従業員ごとの差異データを管理職へメール送信
xoBlos導入後
- タイムレコーダーの打刻データをダウンロード
- クライアント監視システムからPCログデータをダウンロード
- xoBlosにて勤怠データとPCログデータを突合し労働時間差異を抽出
- xoBlosにて従業員ごとの差異データを管理職へメール送信
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CASE06 社員の在宅申請状況を一覧化・管理する業務
出退勤システムで申請した各社員の在宅申請状況を一覧化
部門別、業務チーム別など、柔軟に一覧ファイルを分割し活用可能
- 在宅申請状況を把握するため、一覧表の共同編集や各人がスケジュール管理ツールへ申請状況を登録するなど、部門やチームでは把握と管理に苦心していた
- 出退勤システムは個人申請のため一覧化は不可能
- 今まで通り、出退勤システムに在宅申請・承認を行うだけで、二重入力が不要に
- 組織マスタを修正し配置後、実行するだけで即時修正内容が反映され、柔軟に集計単位の変更が可能
02.人事管理業務
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CASE01 社員の能力評価を集約し人事帳票へ反映させる業務
Excelマクロと手作業で属人化している作業をxoBlosに一元管理
共有サーバーとxoBlosを接続し社員データ管理とセキュリティを強化
xoBlos導入前
- 担当者の退職により内容変更・追加ができない
- マクロ、手作業の手順が多く操作性がよくない
- 大量データ処理に何時間も要している
- 社員単位のデータ管理に時間がかかる
xoBlos導入後
- マスタ活用により属人化を防ぎ メンテナンス性も向上
- マクロ、手作業をなくし、集計も締め切り日に自動集計
- xoBlosの高速処理で数時間を15分に！
- 生成帳票や更新データの機能強化も可能に
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CASE02 人員表作成業務 ~データ連携レポート作成~
人的ミスが無くなり、毎月の決まった作業が激減！ピポット、関数、マクロを駆使していた手作業業務を自動化！
xoBlos導入前
- ピポット、関数、マクロを駆使していて、手間がかかっていた
- 担当者1人に属人化しており、メンテナンスに苦労していた
- 新たな社内ルールの適用の対応に限界を感じていた
xoBlos導入後
- 手作業による人的ミスが激減
- マスタ活用により属人化を防ぎ メンテナンス性も向上
- 社内ルールの適用もマスタで管理可能に